Budgetprozess


Bezüglich Unternehmungsplanung unterscheidet man zwischen drei Stufen:
– Strategische Planung (Langfristig – 5 Jahre)
– Taktische Planung (Mittelfristplanung)
– Operative Planung (bis zu 1 Jahr)

Beim bekannten Budgetprozess, welcher bei den meisten Unternehmen im Herbst ansteht, handelt es sich um die operative Planung, welche den Zeitraum bis zu einem Jahr beschreibt.

Was wird alles geplant?

Die Erträge werden in der Absatzplanung zusammengefasst. Die Verkäufe werden in Zusammenarbeit mit den Verantwortlichen des Sales, unter Beachtung der Wachstumsraten aus der Mittelfristplanung, möglichst genau geplant. Meistens wird nach dem Topdown-Prinzip budgetiert. Sprich ein Totalumsatz wird festgelegt. Und dieser wird dann auf Regionen und/oder Produkte runtergebrochen.

Die gesamten Personalaufwände werden in der Personalplanung inkludiert. Zum einen werden die aktuellen Bestände geplant. Aber auch eine Bedarfsplanung gehört dazu, da das angestrebte Wachstum einen Ausbau der Workforce bewirken kann. Ebenso sind die Sozialkosten sowie allfällige Änderungen der Arbeitszeiten (Schichtbetrieb) zu beachten und einzuplanen. Abschliessend gehören geplante Weiterbildungen und alle Kosten der Personalförderung in dieses Budget.

Ein wichtiger Part stellt heutzutage das Marketingbudget dar. Sei es die Ausgaben für Werbekampagnen (Print, Internet) oder aber auch Kosten für den Launch von neuen Produkten oder/und Dienstleistungen. Marketingtechnisch können auch Kosten in das Erschliessen neuer Märkte anfallen. Aber auch die Kosten für Messen, Präsentationen und Kundenevents werden in diesem Bereich budgetiert.

Alle grösseren Investitionen werden in der Investitionsplanung (inklusive Planung der Abschreibungen) abgehandelt. Diese Investitionen fliessen nicht in die Erfolgsrechnung, da sie aktiviert werden können. Jedoch ist unerlässlich, diese sehr gut zu planen. Sie sind die Basis für die strategisch richtige Weiterentwicklung und sind meistens ziemlich kapitalintensiv. Sie stehen so am Anfang einer sauberen Liquiditätsplanung. Bei einem Industriebetrieb sind dies vorallem die Anschaffung von Maschinen und Gebäuden, im Dienstleistungswesen eher der Erwerb von neuen Büromöglichkeiten und Standorten. Aber auch Investitionen im IT-Bereich haben an Bedeutung zugenommen. Ein neues ERP System kann heute schnell mehrere Millionen Euro kosten.

Wie bereits angesprochen, gilt es auch die Liquidität gut zu planen. Durch die Liquiditätsplanung ist sichergestellt, dass dem Unternehmen nicht plötzlich der Sauerstoff ausgeht. Öfters hört man in diesem Zusammenhang die Aussage: „Profitabilität ist die Nahrung einer Unternehmung, Liquidität aber die Luft zum Atmen“. Bei der Liquiditätsplanung können nicht einfach die Aufwände und Erträge von den anderen Budgets übernommen werden. Es spielen Zahlungsfristen mit rein. So ist es meistens der Fall, dass Löhne zwingend Ende Monat bezahlt werden müssen, jedoch die Umsätze erst 30 Tage nach Fakturierung cashwirksam werden. Dies gilt es genau zu planen, sodass frühzeitig allfällige Engpässe mit Banken oder sonstigen Geldgebern abgedeckt werden können.

Die übrigen Kosten werden in der Gemeinkostenplanung zusammengefasst. Dort werden Punkte wie die Miete, Büromaterial und alle sonstigen Kosten budgetiert, welche nicht unter einem anderen Punkt bereits abgefasst sind. Je nach Branche sind diese höher und somit wichtiger, oder aber die Budgetierung der Gemeinkosten ist ein relativ einfacher, schnell gemachter Prozess.

Was entsteht am Schluss aus diesen Planungen?

Sind all diese Vorgänge beendet, entstehen daraus:
– Plan-Erfolgsrechnung
– Plan-Bilanz
– Plan-Mittelflussrechnung
Und diese Pläne werden dann auf die Kostenstellen runtergebrochen, sodass jeder Kostenstellenverantwortliche die Direktive fürs neue Jahr schwarz auf weiss hat.

Was gilt es zu beachten, dass der Budgetprozess optimal verläuft?

Es beginnt mit einer guten und klaren Planung. Diese sollte möglichst frühzeitig an alle beteiligten Parteien kommuniziert werden. So kann sichergestellt werden, dass alle Leute die nötigen freien Ressourcen zur Verfügung stellen können.
Dann gilt es die Informatiksysteme und Tools vorzubereiten und den Leuten zu erklären. Sei dies nun eine Planung mit Excel oder aber im ERP direkt. Es sollte klar sein, wer welche Daten zu welchem Zeitpunkt ins System einzugeben hat.
Die Deadlines und Verantwortlichkeiten sollten klar kommuniziert werden. Bis wann hat welche Planung abgeschlossen zu sein.
Für die Präsentation in den Geschäftsleitungsgremien sind die Präsentationen so vorzubereiten wie das gewünscht wird. Meistens gilt es nach den Präsentationen dann noch den Rotstift anzusetzen.

Nach einem gewissen Hin und Her sollte so dann schlussendlich das Budget fürs nächste Jahr stehen. Sollten Sie in diesem Prozess stecken und gerne die Hilfe eines Interim Experten in Anspruch nehmen, stehe ich Ihnen gerne unter contact@baumann-finance.ch zu Verfügung.

Schliessen möchte ich heute mit einem Zitat :
Das Aufstellen eines Budgets ist die Kunst, Enttäuschungen gleichmäßig zu verteilen.“
Maurice Stans (*1908), ehem. amerik. Regierungsbeamter 

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